In normalen Zeiten sind die Vertriebler damit beschäftigt, ihr Tagesgeschäft reibungslos abzuwickeln. Es wird alles verkauft, was verkaufsfähig ist und nachgefragt wird – der Umsatz muss stimmen! Für einen kritischen und analytischen Blick auf das bisher Verkaufte ist dann meist wenig oder gar keine Zeit übrig.
Signalisieren sinkende Umsätze rückläufige Ergebnisse, ertönen erste Alarmsignale in der Unternehmensführung und Gegenmaßnahmen werden eingeleitet. Es gibt viele gängige Ansätze, um mit einer schnellen effektiven Kostensenkung dem Abwärtstrend entgegenzuwirken. Aber an einer Überarbeitung bzw. Überprüfung des Verkaufsprogrammes wird nicht gedacht.
In Krisenzeiten kann der Abwärtstrend sehr stark sein, wie jetzt in der Corona-Krise. Es kommt nicht nur zum Stillstand der Lieferketten, sondern auch im Vertrieb und in der Verwaltung eines Unternehmens ruht dass „daily business“ – wenn auch ungewollt.
In Zeiten von Krisen, ist Zeit zum Aufräumen!
In dieser Krisenzeit ist jetzt die Zeit und Gelegenheit zum Aufräumen. Sie bietet gerade eine Steilvorlage für den Vertrieb, nun mit einem kritischen und analytischen Blick auf die verkauften Produkte, die Spreu vom Weizen zu trennen.
„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“ (Kurt Tucholsky)
Wie nützlich das „Aufräumen“ für die Vertriebshygiene sein kann und welchen nachhaltigen Nutzen eine Bereinigung des Verkaufsprogammes bringt, erläutert die folgende Darstellung (Auszug) von einem bereits erprobten systematischen Produktbereinigungsprozesses:
1. Ziele ableiten - Eine Produktbereinigung ist das Gebot der Stunde! 2. Strukturen schaffen - Es geht nichts über einen geeigneten Ansatz! 3. Regeln aufstellen - Der Vertrieb muss dabei den Hut aufhaben! 4. Prozesse definieren - Ohne IT-Unterstützung ist das Aufräumen nicht effizient!
Warum ist es eigentlich Sache des Vertriebs? Weil eine effektive Bereinigung des Verkaufsprogrammes meist nicht ohne und teilweise nicht ohne intensive Zusammenarbeit mit dem Kunden einher geht. Und nur mit dem Kunden sprechen allein reicht nicht! Der Vertrieb, als Schnittstelle für die Außen- und Innenwelt des Unternehmens, muss auch mit allen involvierten Organisationseinheiten sein Vorhaben kommunizieren, insbesondere dies mit der Materialbeschaffung abstimmen.
Eine Produktbereinigung ist das Gebot der Stunde!
Ein essentieller Aspekt, der eine verkaufsfähige Produktnummer in einem Verkaufsprogramm scheinbar „dauerhaft“ fixiert, ist die Ersatzteilverpflichtung des Kunden – z. B. im Automotive 10 bzw. 15 Jahre (Die Bedingungen in den Ersatzteilverpflichtungen waren der Auslöser für die Entwicklung eines Produktbereinigungsprozesses). Ein weiterer Aspekt ist die hohe Anzahl der Varianten. Obwohl diese meist als Option in einem Verkaufsprogramm „nur“ angeboten werden, müssen sie dennoch lieferfähige Produkte sein.
Die Entstehung neuer Produkte – und somit neuer Produktnummern – ist eine weitere Ursache dafür, dass sich die Produktnummern in den Datenbanken der ERP-Systeme sukzessive ansammeln. Auslaufende Produktnummern können nicht sofort substituiert werden und im Seriengeschäft findet noch eine lange Zeit der Verkauf statt (Auslaufkurve). Bestehen die verkaufsfähigen Produktnummern aus mehreren Fertigungsteilen, dann werden die zugehörige Materialnummern ebenfalls im System datentechnisch und in der Fertigung physisch mitgeführt.
„Halte Dir die rasende Schnelligkeit der Zeit vor Augen“ (Seneca)
Mit der Zeit können durchaus über 100.000 Materialnummern und mehr im ERP System entstehen und auch mehrere Tausend Materialnummern physisch in der Fertigung liegen. Irgendwann wird das Verkaufsprogramm mit seinen Produktnummern aber unüberschaubar. Der sowohl datentechnische als auch physische „Pflege“-Aufwand aller Materialnummern stößt an seine betriebswirtschaftlich vertretbaren Grenzen. Eine Produktbereinigung ist das Gebot der Stunde!
Es geht nichts über einen geeigneten Ansatz!
Es ist vorteilhaft, sich zunächst alle bisherigen im Verkaufsprogramm befindlichen Produkte vorzunehmen und diejenigen aus dem Programm zu entfernen bzw. zu bereinigen, die nicht nachgefragt werden, nicht profitabel oder Ladenhüter sind.
Bei der Verschlankung des Verkaufsprogrammes ist analytisch und strukturell vorzugehen. Zu groß sind die Datenmengen. Es ist zu prüfen, ob und wie oft ein Produkt samt Varianten verkauft wurde. Wo fließen Mehrfachverwendung von Fertigungsteilen ein und in welcher Fertigungsstufe wirken sie? Verursacht zum Beispiel ein verkaufsfähiges Produkt die Beschaffung eines „exotischen“ Materials mit einer unverhältnismäßig hohen Mindestabnahmemenge für die Fertigung?
Ein Top-Down Analyse-Ansatz, also von verkaufsfähigen Produktnummern (Kunden) zu verwendeten Materialnummer eines Einzelteils (Fertigung), bringt Klarheit und Struktur hinein. Zeitgleich lassen sich auch kaufmännische Werte durchgängig analysieren, wie zum Beispiel der Deckungsbeitrag eines Produkts (z. B. im SAP CO-PA der DB1-Wert).
Der Vertrieb muss dabei den Hut aufhaben!
Der Vertrieb, mit seinem Gesicht zum Kunden, trägt hier die Verantwortung für die Einhaltung einer regelmäßigen Bereinigung des Verkaufsprogrammes. Er legt auch die Auswahlkriterien fest, die darüber entscheiden, ob ein Produkt „bereinigt“ wird oder nicht. Schließlich gilt es einen wiederholten Zuwachs an Daten bzw. Materialien zu vermeiden.
Eine nützliche Vorgehensweise ist, in regelmäßigen, geeigneten Jahresabständen zu prüfen, ob beispielsweise eine festgelegte Produkt-Variante für einen Kunden in den z. B. letzten drei Jahren verkauft worden ist oder nicht. Wenn diese nicht nachgefragt wurde, warum sollte man sie weiter datentechnisch vorhalten, geschweige denn Material dafür bereitstellen? Ersatzteilverpflichtung! Ja richtig. Auch darüber lässt sich mit dem Kunden übrigens reden, denn auch er steht eventuell vor einer ähnlichen Herausforderung.
Ohne IT-Unterstützung ist das Aufräumen nicht effizient!
Der Vertrieb weiß, welches Produkt welcher Kunde warum kauft. Er muss sicherstellen, dass nicht versehentlich eine Produktnummer (Löschung Datensatz, Material, Werkzeug, etc.) aus dem Verkaufsprogramm gelöscht wird und der Kunde nicht mehr beliefert werden kann. Im Prinzip müsste daher jede Produktnummer immer einzeln betrachtet werden, bevor der Vertrieb eine „Bereinigung“ freigibt. Das geht auch selbst in einer Krisenzeit nicht „zu Fuß“!
Bei einer sehr hohen Anzahl von Materialnummern im System eines Unternehmens, lässt sich eine manuelle umfassende Analyse nicht ohne Software-Unterstützung durchführen. In einem vorhandenen ERP-System können aber relativ schnell entsprechende Abfrage-Algorithmen (Auswahl-Kriterien) oder Transaktionen (Abläufe) programmiert werden.
Verschaffen Sie sich Klarheit, nutzen Sie die Zeit für sinnhaftes Aufräumen!
Die Verschlankung-Effekte wirken sich bei einer konsequenten und über alle Fertigungsstufen durchgeführten Bereinigung nicht nur in der Datenwelt und in der Materialdisposition aus, sondern auch bilanziell im Betriebsvermögen – z. B. durch evtl. Schrotterlöse, Entsorgung / Verkauf obsoletes Material, zusätzliche Lagerplatzkapazität, etc. So weitreichend kann Produktbereinigung sein und wie geschrieben, dies ist nur ein Auszug, aber vielleicht ein kleiner Impuls.
Am Ende der Analyse und Auswertung wurde mit dem erprobten Produktbereinigungsprozess anhand von vorher festgelegten und geeigneten Bewertungskriterien eine Reduktion von mehr als 60% der verkaufsfähigen Produktnummern erzielt.
Wichtig ist, diesen Prozess regelmäßig und verantwortungsvoll durchzuführen. Eine Produktbereinigung schafft für alle am Prozess beteiligten „Luft zum Atmen“, schafft einen „klaren Überblick“ über profitable oder nicht nachgefragte Produktnummern (Produkte), und schafft Platz in der Fertigung.
Autor: Michael Eckardt
Über die Fachgruppe Die DDIM.fachgruppe Vertrieb & Marketing sieht sich als das Rückgrat der Interim Manager für Vertrieb & Marketing innerhalb der Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V. Das Expertenteam arbeitet inhaltlich an ausgewählten Fragestellungen aus Vertrieb und Marketing. In den Vertriebshygiene-Fachimpulsen werden verschiedene Blickwinkel eingenommen, die den Nutzen des Interim Managements an gezielten Einzelthemen für Vertriebsleiter aufzeigen. Unternehmer werden darüber aufgeklärt und sensibilisiert, welche Potenziale sich mit Interim Managern erschließen lassen.
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Veröffentlicht von
Michael Eckardt
CEO - OMB Management GmbH & OMB Japan K.K.